Certification du service fait

La certification du service fait permet de vérifier la réalité de la dette. Le paiement intervient uniquement quand le service est réalisé. Les prestations ont été exécutées et sont conformes au contrat signé.

Le principe de la certification est l'exécution préalable, il est inutile d'envoyer une demande de paiement tant que les prestations n'ont pas été réalisées, sauf si une clause spécifique du marché le prévoit.

Ces exceptions dépendent de la nature des prestations, par exemple, fourniture d'abonnements tels que l'accès à internet, à l'eau, au gaz notamment.

Demande de paiement

À partir de la constatation du service fait, le titulaire du marché peut envoyer sa facture.

Des conditions propres au marché peuvent être demandées par l'acheteur, comme la date ou la forme de la demande de paiement. Dans ce cas, ces conditions propres sont prévues dans les documents du marché.

Pour être valable, la demande de paiement doit contenir un certain nombre d'informations :

• Références du marché
• Date du marché
• Montants du marché

Ces informations figurent dans les documents de la consultation ou ceux du marché.

Chaque acheteur peut avoir des demandes propres (mentions, nombre d'exemplaires à remettre par exemple) qui figurent aussi dans les documents contractuels.

Si la demande de paiement n'est pas conforme au contrat, l'acheteur peut suspendre le délai de paiement jusqu'à réception d'une demande conforme.

Dans le cas d'un marché passé en lots séparés, il est possible de présenter des factures distinctes pour chaque lot ou une facture globale qui précise distinctement les différents lots.

Facturation électronique

Les titulaires des marchés conclus avec l'État, les collectivités territoriales et les établissements publics ainsi que leurs sous-traitants doivent transmettre leurs factures sous forme électronique via le portail de facturation Chrorus Pro.

Les factures doivent comporter les mentions suivantes :

• Date d'émission de la facture
• Désignation de l'émetteur ou du destinataire de la facture
• Numéro unique de la facture
• Numéro du bon de commande (si le contrat est exécuté au moyen de bons de commande), références du contrats ou numéro de l'engagement attribué par le système comptable du destinataire de la facture
• Désignation du payeur, avec l'indication pour les personnes publiques du code d'identification du service chargé du paiement
• Date de livraison des fournitures ou d'exécution des services ou des travaux
• Quantité et dénomination précise des produits livrés, des prestations et travaux réalisés
• Montant de la facture

Le décompte du délai se fait à partir de la réception de la facture (avec preuve de dépôt). Toutefois, le point de départ du délai est la date d'exécution des prestations ou de réception du produit, lorsqu'elle est postérieure à la date de réception de la facture ou lorsque celle-ci est incertaine.

Le délai de paiement est constitué des phases suivantes :

• Phase de réception de la commande et de certification du service fait par les services gestionnaires,
• Phase de visa de la dépense (appelé aussi le mandatement) 
• Phase de règlement par le comptable public.

Si le dernier jour du délai est un jour férié, un samedi ou un dimanche, alors le délai expire à la fin du jour ouvrable suivant.

Si l'acheteur ne respecte pas ces délais pour payer son fournisseur ou son prestataire, des pénalités financières sont automatiquement appliquées.

Le marché public peut prévoir une retenue de garantie autre que l'avance. Il peut s'agir d'une garantie à première demande ou une caution personnelle et solidaire.

La garantie est prélevée par fractions sur chacun des versements effectués par l'acheteur. Il peut s'agir des versements suivants :

• Acomptes
• Règlements partiels définitifs
• Solde

Cette retenue a pour objet de couvrir les réserves formulées à la réception des prestations du marché. Elle couvre également les malfaçons qui ne sont pas apparentes ou dont les conséquences ne sont pas identifiables au moment de la réception des travaux, des fournitures ou des services.

Le montant de la retenue ne peut pas être supérieure à 5 % % du montant initial du marché. Ce montant ne peut pas changer même si le montant initial a subi des modifications en cours d'exécution.

Pour les marchés publics conclus par l’État et une petite ou moyenne entreprise, le montant est de 3 %.

La garantie est remboursée dans un délai de 30 jours à compter de la date d'expiration du délai de garantie.

Si des réserves ont été notifiées au titulaire du marché, le délai de 30 jours s'applique après la levée de ces réserves.

Le titulaire du marché peut recevoir une avance lorsque le montant du marché est supérieur à 50 000 € HT et lorsque le délai d'exécution du marché est supérieur à 2 mois. En dessous de ces seuils, le versement d'une avance est facultatif. Le titulaire du marché peut également refuser le versement d'une avance.

Les clauses du marchés relatives aux taux et conditions de versement de l'avance ne peuvent être modifiées en cours d'exécution.

Le taux de l'avance peut être supérieur à 5 % (sans dépasser 30 %) et les conditions de son versement peuvent être différentes d'un marché à l'autre mais si l'acheteur prévoit des particularités, il doit les signaler dans les documents du marché.

Le remboursement de l'avance s'impute :

• soit sur les sommes dues au titulaire à titre d'acomptes,
• soit sur un règlement partiel,
• soit sur le solde.

Versement de l'avance

Les conditions de versement de l'avance peuvent être modifiées par l'acheteur. Dans ce cas, le taux de l'avance peut être porté à 60 % du montant du marché. Une garantie à première demande ne peut pas être exigée par l'acheteur pour les avances supérieures à 30 % du marché.

Cette disposition est valable si le marché est en cours d’exécution entre le 12 mars 2020 et le 10 septembre 2020.

Part du montant pour les marchés globaux

Les marchés globaux regroupent les marchés de conception-réalisation, de performance et sectoriels. Ils visent à répondre à des situations particulières.

La part minimale de l'exécution du marché que le titulaire s'engage à confier directement ou indirectement aux petites, moyennes entreprises ou artisans, doit être au moins de 10% du montant prévisionnel du marché.

Cette disposition s'applique aux marchés publics pour lesquels une consultation est engagée ou un avis d'appel à la concurrence est envoyé à partir du 17 juin 2020 jusqu'au 10 juillet 2021.